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L'onboarding et l’offboarding sont deux étapes à ne pas négliger dans la vie du collaborateur. D’autant plus quand les attentes des salariés sont en constante évolution : négliger l’intégration d’une nouvelle recrue ou le départ d’un salarié peut coûter très cher à l’entreprise.
Dans cet article, nous allons explorer pourquoi ces étapes sont si importantes, que ce soit pour votre image de marque, la fidélisation des collaborateurs, ou encore, pour éviter les conséquences néfastes d'une mauvaise gestion de ces étapes cruciales.
L'onboarding désigne le processus par lequel une nouvelle recrue est accueillie, introduite et intégrée dans une organisation. Il s'agit d'une étape cruciale du cycle de vie des salariés, visant à faciliter leur transition vers leur nouveau rôle et leur environnement de travail.
Un onboarding efficace permet à vos talents de se sentir valorisés, engagés et préparés à contribuer rapidement et efficacement à l'entreprise. Ce processus ne s’arrête pas à la découverte des outils techniques et des équipes. Il comprend généralement la familiarisation avec la culture de l'entreprise, la formation sur les politiques et les procédures, ainsi que la clarification des attentes et des responsabilités attendues.
L’offboarding quant à lui intervient lorsqu'un employé quitte une entreprise, que ce soit par démission, retraite, licenciement ou autre raison de départ. Il englobe l'ensemble des activités mises en place pour gérer cette transition de manière fluide et professionnelle.
Un offboarding efficace est essentiel pour assurer une sortie positive pour l'employé concerné, maîtriser les questionnements en interne, maintenir la réputation de l'entreprise (en interne comme en externe) et les bonnes relations avec les anciens employés.
Les éléments courants de l'offboarding incluent la finalisation des formalités administratives, la collecte de l'équipement et des ressources de l'entreprise, la planification de la passation des responsabilités, les entretiens de sortie, et parfois des enquêtes pour recueillir des commentaires sur l'expérience vécue.
À lire :
L'onboarding est bien plus qu'une simple formalité administrative. Il s'agit d'une étape clé pour garantir une intégration réussie et un départ sur de bonnes bases pour vos nouveaux collaborateurs. Un onboarding mal préparé peut entraîner des conséquences négatives telles qu'une mauvaise productivité, un sentiment d'isolement ou encore une augmentation du taux de rotation du personnel.
Alors, comment faire un bon onboarding ?
Voici quelques points clés à prendre en compte :
Pas question de ne pas organiser les premières semaines de votre nouveau talent !
Une planification minutieuse avant l'arrivée de votre nouveau collaborateur est essentielle pour un onboarding réussi. Assurez-vous que son poste de travail soit prêt, que les outils, les logiciels et les autres ressources nécessaires soient disponibles et accessibles (ordinateur, emploi du temps, identifiants gmail, code wifi, carte d’accès…).
Bref, il faut que tout soit prêt avant le jour J et il faut garder le contact jusqu'à son arrivée !
Un email récap à J-7 avant son arrivée pour lui présenter son agenda de la semaine d’intégration est également le bienvenu.
Vous pouvez aller plus loin et préparez un guide d'accueil comprenant les informations pratiques sur l'entreprise : ses valeurs, les politiques internes, les ressources utiles et les contacts clés.
Avant même la date effective de son intégration, vous pouvez lui proposer une sortie hors du bureau, comme aller boire un verre ou faire une activité sportive ou culturelle. Cela permet de créer un climat de confiance et de renforcer son choix quant à vous rejoindre.
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L'accueil de votre nouveau collaborateur est crucial pour créer une première impression positive. Pour info, les premières impressions de votre nouvelle recrue vont fortement influer sa perception globale de l’entreprise.
Le jour de son arrivée, vous pouvez :
Pour une touche personnalisée, vous pouvez préparer un kit de bienvenue contenant des articles promotionnels de l'entreprise, types goodies, ou des petites attentions comme des friandises ou des notes de bienvenue. Cela contribuera à instaurer un sentiment d'appartenance dès le départ.
Chez Happy Hire, chaque nouveau collaborateur a la mission de ramener un élément de décoration qui fera partie du bureau.
Assurez-vous de fournir une formation complète à votre nouveau collaborateur pour qu'il puisse comprendre les processus, les valeurs et les attentes de l'entreprise.
Mettez à sa disposition des ressources telles que des manuels, des guides ou des modules de formation en ligne. Cela permettra au nouveau talent de pouvoir les consulter à tout moment et de s’imprégner pleinement de votre fonctionnement.
Pour favoriser une intégration réussie, assignez-lui un mentor ou un collègue expérimenté qui pourra l'accompagner dans sa prise de fonction. Ce soutien lui permettra de recevoir des conseils pratiques, de bénéficier d'une orientation personnalisée et de se sentir à l’aise pour poser des questions.
Au delà de la formation, il est important que votre nouveau talent ait de la visibilité sur chacune des étapes de son onboarding. Il pourrait être pertinent de prévoir une roadmap des étapes clés, des personnes à rencontrer, des formations à suivre… avec des objectifs clairs et une temporalité définie. Vous pouvez lui mettre à disposition une check-list afin qu’il puisse vérifier par lui-même s’il dispose de toutes les éléments nécessaires à sa bonne intégration.
Le suivi régulier est essentiel pour évaluer l'intégration de votre nouveau collaborateur, sa compréhension des formations et répondre à ses besoins.
Organisez des points périodiques (pas trop proches les uns les autres), pour discuter de son adaptation, de ses progrès et de ses éventuelles préoccupations. Encouragez-le à poser des questions et à partager ses idées.
Cette approche favorise l'intégration sociale et renforce les liens au sein de l'équipe.
Au fur et à mesure que votre nouveau collaborateur s'adapte à son nouveau rôle, il est important de recueillir ses feedbacks et d'évaluer son expérience d'onboarding.
Organisez un entretien formel après les premières semaines/mois pour identifier les éventuels problèmes ou besoins supplémentaires. Prévenez-le dès le départ pour qu’il puisse prendre des notes petit à petit sur ses premières impressions, ses étonnements, ce qu’il a jugé positif ou négatif…
Utilisez ces informations pour apporter des ajustements au processus d'onboarding et améliorer continuellement l'expérience des futurs nouveaux arrivants.
Par exemple, chez Happy Hire, nos nouveaux talents remplissent un rapport d’étonnement 3 mois après leur arrivée. Les objectifs sont de savoir comment le collaborateur se sent dans l’entreprise, vérifier que tout se passe bien, faire remonter l’information sur les conditions et le poste, avoir un retour d’un regard neuf sur l’entreprise…
Maintenant, penchons-nous sur l’offboarding. Bien que cela puisse sembler moins important que l'onboarding, un bon offboarding est tout aussi crucial pour une entreprise. Il contribue à valoriser la marque employeur, à assurer une transition en douceur pour le collaborateur qui part et à préserver les relations professionnelles.
Ne pas accorder suffisamment d'attention à l’offboarding peut entraîner des conséquences négatives, telles qu'une baisse de moral chez les autres collaborateurs, une mauvaise réputation de l'entreprise ou même une perte d'opportunités futures.
Voici les points clés pour réaliser un bon offboarding :
Tout au long du processus de départ, assurez-vous de communiquer de manière claire et transparente avec le collaborateur sortant, ainsi qu’avec le reste de l’équipe.
Expliquez les étapes du départ, les raisons de celui-ci (si le départ est de la volonté de l’entreprise) et les formalités administratives nécessaires.
Si le départ vient de son plein gré, pour quelconque raison, accompagnez-le dans cette même démarche bienveillante. Vous pouvez lui demander s’il préfère l’annoncer de lui-même ou par son supérieur hiérarchique. L’important est d’en parler rapidement et en transparence pour éviter toute rumeur ou incompréhension.
Si le départ est soudain et non personnel, il peut lui être demandé les raisons de celui-ci. Attention, toujours dans l’objectif d’améliorer le fonctionnement interne de l’entreprise et apporter les solutions les plus adaptées à ses besoins.
Accordez une attention particulière à ses préoccupations et assurez-vous qu'il se sente entendu et soutenu tout au long du processus. Répondez à ses interrogations et fournissez-lui les informations nécessaires pour un départ sain et en douceur.
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Cette étape est tout particulièrement importante si votre collaborateur est remplacé par quelqu’un de l’équipe en interne.
Demandez au collaborateur sortant de partager ses connaissances et compétences avec les membres de son équipe avant son départ. Organisez des séances de transfert de savoir-faire où il pourra partager des informations essentielles, des bonnes pratiques et des détails sur les projets en cours. Vérifiez que ces informations soient archivées de manière appropriée pour faciliter la continuité des activités une fois qu'il sera parti.
Faire le point sur l’expérience globale de l’employé est stratégiquement bénéfique pour l’entreprise. Mener un entretien de départ avec le salarié permet de recueillir des feedbacks sur son vécu au sein de l'entreprise, ses perceptions sur le climat de travail, les points forts et les axes d’amélioration.
Une exit interview bien menée peut fournir des informations précieuses pour identifier d'éventuels problèmes internes, des sujets à remettre en cause et des points retravailler dans l'entreprise.
Toujours en favorisant une communication transparente et confidentielle pour un échange honnête et constructif.
Pour clore la collaboration, proposez quelque chose de positif comme un pot de départ et/ou une lettre de recommandation.
Que le départ vienne de l’entreprise ou du collaborateur, il est judicieux de garder les liens. Sauf s’il s’agit d’un départ pour faute grave, entretenir son réseau professionnel est toujours important.
Reconnaître et apprécier les contributions du collaborateur sortant et lui souhaiter une bonne continuation pour ses futurs projets renforce une image positive de l'entreprise.
Si l’ancien salarié conserve une bonne image de l’entreprise, il pourra en parler positivement à son réseau ou sur internet. Il pourra même conseiller des personnes de postuler dans l’entreprise. Un ancien salarié peut devenir un ambassadeur de votre marque ou même un partenaire potentiel dans le futur.
De même pour l’employeur, même si l’alumni ne fait plus partie de l’équipe, vous pouvez continuer à vous voir en dehors des bureaux ou le conseiller lors de rencontres ou événements professionnels. Voire le recommander sur Linkedin ou à votre réseau.
Bref, continuez à entretenir des relations cordiales et restez en contact si cela est approprié et mutuellement bénéfique.
Maintenant que vous êtes familiers avec les notions d’onboarding et d’offboarding et leur application, ne les négligez pas ! Elles ont un impact significatif sur votre entreprise.
Un bon onboarding permet d'intégrer efficacement les nouveaux collaborateurs et de favoriser leur engagement, tandis qu'un bon offboarding préserve la réputation de l'entreprise et entretient de bonnes relations professionnelles.
Rappelez-vous, accueillir chaleureusement et dire au revoir avec grâce sont des investissements qui rapportent à long terme. Alors, prenez soin de vos collaborateurs, qu'ils soient nouveaux ou en partance, et vous récolterez les fruits de vos efforts !
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